بسیاری از ما تاکنون از روش‌های گوناگونی برای مدیریت زمان استفاده کرده‌ایم؛ از یادداشت کردن کارهای روزانه روی یک برگه کاغذ گرفته تا برنامه‌ریزی هفتگی یا ماهیانه. با این حال در بیشتر مواقع هیچ یک از این روش‌ها راه به جایی نمیبرند و اکثر کارها و برنامه هایمان ناتمام باقی میمانند. شاید این بار بهتر باشد برای حل این مشکل به سراغ تکنیک پومودورو برویم.
تکنیک پومودورو چیست؟
تکنیک پومودورو شیوه‌ای برای مدیریت زمان است که توسط فرانچسکو سیریلو در اواخر دهه 1980 میلادی ابداع شد و امروزه به صورت گسترده مورد استفاده قرار می‌گیرد. پومودورو بر یک ایده اصلی استوار است: انسان نمی‌تواند به صورت پیوسته و برای مدت طولانی، تمرکز ذهنی و توان فیزیکی خود را بر روی یک موضوع یا یک هدف مشخصحفظ کند. بنابراین بر اساس تکنیک پومودورو به شما پیشنهاد میشود که پس از مدتی تمرکز مطلق بر روی یک موضوع، به خودتان کمی استراحت اجباری بدهید و سپس آن کار را از سر بگیرید.
لغت پومودورو از کلمه ی گوجه فرنگی در زبان ایتالیایی گرفته شده است و فسلفه ی نامگذاری این روش مدیریت زمان بدین صورت است که فرانچسکو بعد از دیدن تایمر آشپزخانه که به شکل گوجه فرنگی بود این ایده به ذهنش رسید. در این تکنیک، درست مثل گوجه‌فرنگی‌ای که به بخش‌های مختلف تقسیم شده است، از یک زمان‌سنج (تایمر) برای تفکیک کارها به فاصله‌های زمانی مختلف استفاده میشود. هر کدام از قسمت‌های این زمان‌سنج به طور معمول ۲۵ دقیقه است؛ زمانی که به عقیده مخترع این روش، بهترین بازه زمانی برای کار کردن است. البته فلسفه ی این 25 دقیقه هم زمان مناسب برای درست کردن سُس پومودورو است که دقیقا 25 دقیقه زمان میبرد. در ادامه، این فاصله بیست و پنج دقیقه‌ای با فاصله‌های زمانی کوتاه از هم جدا می‌شوند.
منطق و اصول تکنیک پومودورو چیست؟
هدف اصلی این تکنیک ارائه شیوه‌ای برای انجام دادن کارهای دشوار و فرسایشی به بهترین شکل ممکن، با توجه به زمان در دسترس است. یکی از اصول اصلی این تکنیک این است که شما برای انجام‌دادن چنین کار یا وظیفه‌ای باید آن را به وظایف کوچک‌تر تقسیم‌بندی کنید و هر یک را در زمان معین انجام دهید؛ چون انسان از نظر ذهنی و فیزیکی توان انجام‌دادن کار را در طولانی‌مدت ندارد. این تکنیک طراحی شده است تا بیشترین بازدهی را از راه تمرکز روی کارهای کوچک و نظم‌دهی به آنها به وجود آورد.
تکنیک پومودورو برای چه افرادی مناسب است؟
این روش برای دانش آموزان و دانشجویان، نویسنده ها و مترجمان، فریلنسرها و افرادی که در بخش تولید محتوا فعالیت میکنند و حتی کارمندان و ورزشکاران و غیره نیز میتواند مفید باشد.
نحوه‌ی شروع کار با تکنیک پومودورو
- کار یا وظیفه‌ای مشخصی را انتخاب کنید. به یاد داشته باشید که تنها میتوانید بر روی یک چیز تمرکز کنید.
- زمان سنج را روی ۲۵ دقیقه تنظیم کنید.
برای این کار میتوانید از تایمر گوشی یا ساعت مچی خود استفاده کنید. البته اپلیکیشنهای موثری همچون (Focusmeter یا Pomodoro Timer) نیز برای این کار وجود دارد که کار را آسانتر میکند.
- روی کار یا وظیفه‌ای که مشخص کردید تمرکز کنید تا زمانی که تایمر به صدا دربیاید. در این 25 دقیقه سعی کنید خودتان را در آن کار غرق کنید و به چیز دیگری توجه نکنید.
نکته: اگر حین انجام کار حواس‌پرتی به سراغ‌تان آمد، آن را یادداشت کرده و به سرعت به کارتان بازگردید و در فرصت مناسب به آن موضوع بپردازید.
- بعد ار به صدا درآمدن صدای تایمر به مدت ۵ دقیقه استراحت کنید؛ در این فاصله میتوانید اندکی ورزش یا مدیتیشن کنید، چیزی بنوشید، تلفن‌همراه‌تان را بررسی کنید، موسیقی گوش کنید یا هر کار دیگری که خودتان صلاح میدانید انجام دهید.
- روند قبلی را تکرار کنید. بعد از اینکه چهار بار این روند تکرار شد میتوانید مدت زمان طولانیتری استراحت کنید. این استراحت «طولانیتر» معمولا به مدت ۱۵-۳۰ دقیقه است، در این فاصله هر کاری که لازم است انجام بدهید تا انرژی از دست رفته دوباره برگردد و برای شروع یک جلسه ۲۵ دقیقه‌ای دیگر و تکرار مراحل 1 تا 5 آماده باشید.
- نکته: حتما کارهای مشخص شده و زمانهای استراحت را روی کاغذ یا اپلیکیشنهای موجود ثبت کنید و بعد از اتمام هر مرحله، آن را علامت بزنید تا هم دچار سردرگمی نشوید و هم بتوانید روند کاری خود را به صورت روزانه یا هفتگی بررسی کنید.
تکنیک پومودورو در یک نگاه
در این روش به هر بازه 25 دقیقه ای یک پومودورو گفته میشود. بعد از هر پومودورو یا همان 25 دقیقه فعالیت، به مدت 5 دقیقه استراحت میکنیم. بعد از اتمام 4 پومودورو (100 دقیقه)، می توانید 15 تا 30 دقیقه استراحت طولانیتر داشته باشید و دوباره این روند را تکرار کنید.
نکته: در مواردی که یک اتفاق غیر منتظره ذهن شما را به هم می‌ریزد باید ۵ دقیقه استراحت کنید و مجدداً کار خود را آغاز کنید. در صورتی که قبل از هشدار ساعت، کار شما به پایان رسیده است از زمان باقیمانده به یادگیری بیشتر، مرور و بررسی کار بپردازید.
فواید استفاده از تکنیک پومودورو چیست؟
کارها و وظایف را براساس زمان در دسترس برنامه‌ریزی میکند.
تکنیک پومودورو به شما برای برنامه ریزی دقیق و انجام صحیح امور کمک خواهد کرد. بنابراین میتوانید در مراحل برنامه‌ریزی تعیین کنید که برای انجام یک کار حدودا به چند جلسه پومودورو نیاز دارید. این امر باعث میشود که دقیق‌تر برنامه‌ریزی کنید. با این کار اختیار زمان را در دست خواهید گرفت و زمان کاری و غیر کاری شما از ابتدای صبح تا انتهای شب مشخص خواهد بود.
تمرکز را به بیشترین حد ممکن می‌رساند.
سلامتی ذهنی و فیزیکی شما را در نظر می‌گیرد.
بیشترین بهره‌وری را برایتان به‌همراه دارد.
تمرکز و هوشیاری دو مفهوم مهمی هستند که به بازدهی مثبت می انجامند. هر واحد زمانی در این سیستم به معنای یک شروع دوباره برای ارزیابی مجدد اهداف، به چالش کشیدن تمرکز و حذف کردن عوامل مزاحم است.
اعتمادبه‌نفس‌تان را بالا میبرد و انگیزه‌هایتان را افزایش می‌دهد.
ارزشمندی زمان را به شما نشان می‌دهد.
از فرسودگی شما، مخصوصاً در انجام‌دادن کارهای فرسایشی مانند آمادگی برای آزمون کنکور جلوگیری میکند.
مبارزه با عوامل مزاحم؛ توانمندی بیشتر در مدیریت حواس‌پرتی‌ها
استفاده از تکنیک پومودورو ساده است.
روزانه چند پومودوروی 25 دقیقه ای را میتوانم پشت سر بگذرانم؟
در ابتدا پیروی از این تکنیک آسان به نظر می‌رسد، اما در عرصه ی عمل قضیه متفاوت است. بنابراین بهتر است ابتدا با روزی 4 یا 5 پومودورو شروع کنید و بعد از اینکه این روش برایتان جا افتاد به مرور به 8 پومودورو در روز برسید. رسیدن به چالش 8 پومودورو در روز یعنی شما قرار است هفته‌ای ۱۰۰۰ دقیقه به‌صورت متمرکز و منظم فقط کار کنید و حین آن ۳۵۰ دقیقه استراحت کنید. در واقع هم به صورت متمرکز و عمیق کارهایتان را پیش میبرید و هم فرصت کافی برای استراحت و انجام سایر کارهای فرعی خود در اختیار دارید. همچنین در صورت موفقیت نسبی، میتوانید خودتان را به چالشهای بزرگ‌تری دعوت کنید.
سخن پایانی
این تکنیک به شما کمک میکند، ضمن استراحت کافی، با دقت و تمرکز بسیار بالا بیشترین زمان ممکن را به کار مفید اختصاص دهید. هدفی که از شما می‌خواهد برای آن تلاش کنید، چیزی واقع گرایانه و قابل انجام برای همه ی افراد است. تجربه ثابت کرده است که تکنیک پومودورو روشی کارآمد برای مدیریت زمان و اولویت‌بندی کارها است. اگر جزو آن دسته از افرادی هستید که مشغله فراوانی دارید و مجبور هستید به صورت همزمان چندین کار یا پروژه را با هم پیش ببرید، تکنیک پومودورو میتواند در مدیریت آنها شما را یاری کند. بنابراین از همین امروز سعی کنید از این روش مدیریت زمان در پیشبرد کارهایتان بهره بگیرید تا نتایج بی نظیر آن را تجربه کنید.
نویسنده: رضا قاسمی
ممنون از مقاله مفیدتون