اصول اولویت بندی _ چطور اولویت‌های پژوهشی را تعیین کنیم؟
فهرست مطالب
نقش پژوهش در توسعة همه جانبه یک کشور، انکارناپذیر است. بر کسی پوشیده نیست که برای پیشرفت یک کشور به تحقیقات و پژوهش نیاز است؛ اما آیا هر تحقیق و پژوهشی منجر به رشد و توسعه می‌شود یا برخی از آن‌ها صرفا هدر رفت منابع مالی و صرف انرژی و زمان هستند و با خود فایده‌ای به همراه ندارند؟ قطعا با توجه به محدودیت‌های موجود در کشور، تصمیم گیری برای شروع هر پژوهشی عقلانی به نظر نمی‌رسد و باید از بین عناوین و موضوعات مختلف، آن موضوعی را برگزید که نسبت به سایرین از اهمیت بیشتری برخوردار است و شانس موفقیت بیشتری نسبت به سایرین دارد. در این مقاله درمورد نحوه گزینش یا همان اولویت بندی صحبت میکنیم.
همواره طرح‌ها و موضوعات پژوهشی مختلفی برای به سرانجام رساندن وجود دارند؛ اما به دلیل محدودیت زمانی، کمبود بودجه و نیروی انسانی، کمبود تجهیزات، دغدغه‌ها و نیازهای موجود و… امکان انجام همزمان تمام آن‌ها وجود ندارد. از این روی باید سراغ اولویت بندی آن طرح‌ها و موضوعاتی رفت که از اهمیت بیشتری برخوردارند. انجام پروژه‌های تحقیقاتی که در کمترین زمان ممکن و با کمترین هزینه و نیروی انسانی که همسو با سیاست‌گذاری‌ها و خط مشی مدیران نیز باشد امری دشوار است. یافتن چنین طرحی در میان طرح‌های فراوان موجود، نیاز به ارزیابی و اولویت بندی دارد که در این مقاله به آن می‌پردازیم.
تحول جهانی، پیشرفت تکنواوژی و فناوری و مسائل مهمی چون محیط زیست، اقتصاد پویا و… هر سازمانی را وادار به اولویت بندی کردن طرح‌ها و عمل بر اساس آن اولویت بندی می‌کند. غفلت در اولویت بندی می‌تواند عامل یک بحران باشد؛ بحرانی که ثبات و پایداری سازمان و به دنبال آن پایداری جامعه‌ای را که تحت‌تاثیر آن موضوع خاص هستند به خطر بیاندازد. همچنین غفلت و کم‌کاری در این زمینه‌ها باعث می‌شود از رقبای خود عقب بمانیم و پیشرفت کندی داشته باشیم. اولویت بندی و عمل کردن به آن، از موازی‌کاری می‌کاهد و موجب افزایش همکاری و هم‌افزایی می‌شود.
گاهی اوقات برای تعیین اولویت‌ها، آنقدر اولویت‌های گوناگونی برای خود تعریف میکنیم که به مشکل برمی‌خوریم و نمی‌دانیم کدام یک را زودتر انجام دهیم. اما در شرایطی که با کمبود منابع روبه‌رو هستیم نمی‌توان با این رویه پیش رفت و باید دایرة اولویت‌ها را تا می‌توانیم کوچک و کوچک‌تر کنیم تا در نهایت گزینه‌هایی که به معنای واقعی کلمه نسبت به سایرین در اولویت قرار دارند انتخاب شوند.
چطور اولویت بندی کنیم؟
در ادامه 8 ویژگی را برای طرح یا گزینه اولویت‌دار مطرح میکنیم:
1. اولویت بندی باید در قالب خط مشی کلّی باشد.
هر کشور یا سازمانی دارای اهداف و خط مشی کلی می‌باشد و اولویت‌ها را نیز باید بر اساس همین خط مشی انتخاب کرد. انتخاب بهترین گزینه در سطوح خُرد بستگیِ تمام به خط مشی در سطح کلان دارد. قبل از انتخاب اولویت باید دید که آیا این طرح یا موضوع با اهداف کلی سازمان همخوانی دارد یا خیر؟ هر طرحی که همخوانی بیشتری داشته باشد و سازمان را در رسیدن به اهداف خود بیشتر یاری کند، در اولویت قرار می‌گیرد.
2. گزینه‌ای دارای اولویت است که تعریف درست و روشنی داشته باشد.
منظور از اولویت بندی انتخاب موضوعی از میان موضوعات مختلف است. برای اینکه تفاوت این موضوع با سایر موضوعات مشخص و روشن باشد، لازم است حد و مرز این موضوع مشخص شده و ابهاماتی در آن وجود نداشته باشد. از این رو لازم است در ابتدا تعریف درستی از گزینه‌ها و طرح‌های موجود داشته باشیم و بدانیم که دقیقا با چه چیزهایی روبه‌رو هستیم.
در این گام باید سوالات زیر را از خود بپرسیم:
- آیا تعریف درستی از مسائل مورد تحقیق وجود دارد؟
- بازده این طرح در مدت زمان خاص (مثلا در ده سال) چگونه است؟
- از چه شاخص‌های عملیاتی می‌توان استفاده نمود؟
- آیا نتایج این طرح در راستای خط مشی کلی قرار دارد یا خیر؟
- گام‌های نخستین برای شروع طرح مشخص شده‌اند؟ آیا توان اجرای آن‌ها وجود دارد؟ و….
3. اولویت باید در تعامل با طرح های دیگر باشد.
هنگام اولویت‌بندی طرح‌ها، باید در حین اجرا و نتیجة پایان کار، در ابتدا نداشتن تعارض و سپس تعامل و توافق با سایر طرح‌ها مطرح باشد. بنابراین نداشتن تعارض کافی نیست و باید تعامل قوی با با باقی طرح‌ها حائز اهمیت باشد.
4. اولویت نیاز به اطلاعات دقیق دارد.
یکی از عوامل انتخاب طرحی به عنوان طرح اولویت‌دار، وجود اطلاعات دقیق و معتبر است. ممکن است طرحی اولویت‌دار بنظر برسد اما چون اطلاعات کافی درمورد آن موجود نمی‌باشد، عملا اجرای آن با مشکل روبه‌رو شود. آمار و ارقام صحیح، بررسی شرایط اجتماعی، فرهنگی و سیاسی می‌توانند بخشی مهم از این اطلاعات باشند. همچنین با هم‌اندیشی، مشاوره و بحث و تبادل‌نظر، مرور منابع و مکتوبات علمی معتبر، مطالعه تجارب دیگر کشورها در این عرصه و مشخص کردن موقعیت زمانی و توجه به ظرفیت منطقه و کشور اطلاعات مفیدی در اختیارمان قرار می‌گیرد.
5. اولویت باید دارای مزیت اقتصادی باشد.
طرح اولویت‌دار بایستی مزیت‌های لازم را با خود به همراه بیاورد. مزیت‌هایی چون دستاورد مالی، ارتقای سطح زندگیِ جامعة تحت‌تاثیر و افزایش توانایی رقابت با رقیبان. اقتصادی بودن یک طرح به این معنا است که طرحی در اولویت است که با هزینة کمتری، در حداقل زمان ممکن به بهروه‌وری مطلوب برسد و اثر خاصی از خود برجای بگذارد. مزیت اقتصادی می‌تواند تعاریف متعددی داشته باشد؛ اما نکتة مهم، صریح و قابل‌اندازه‌گیری و قابل سنجش بودن آن است تا بتوان پس از مدتی نتایج آن را سنجید و بر اساس آن تصمیم‌گیری‌های بعدی گرفته شود. در طرح‌های عملیاتی شاخص‌های زیر می‌تواند ما را در ارزیابی مزیت اقتصادی یک طرح آگاه سازد:
- جلوگیری از خروج ارز
- تثبیت نیروهای داخلی
- جذب متخصصان داخلی و خارجی
- بالا بردن میزان سرمایه‌گذاری‌ها و…
دستیابی به نتیجه‌ای مطلوب در طرح‌ها که با صرف زمان و هزینة کم همراه باشد، رقابتی را در بین کشورهای مختلف و همچنین سازمان‌های یک کشور (دولتی یا خصوصی) بوجود آورده است؛ به طوری که هر کشور یا سازمانی که بتواند طرحی را با هزینه کم در مدت زمان محدود به سرانجام برساند و نتیجه دلخواه و مطلوبی برای جمعیت بیشتری از افراد به همراه بیاورد از سایرین در رقابت پیشی می‌گیرد.
6. اولویت باید تأثیرات مثبت فرهنگی و اجتماعی داشته باشد.
علاوه بر مزیت اقتصادی و سودآور بودن یک طرح، غفلت از اثرات فرهنگی و اجتماعی می‌تواند آسیب جدی و جبران‌ناپذیری به غرور ملی، فرهنگ اجتماعی و اخلاق انسانی وارد کند؛ از این رو در مقابل این مسئله باید از موضع انفعال خارج شد. این مسئله بیشتر در محیط های کوچک‌تر موضوعیت دارد و و باید آن را جدی گرفت.
همچنین توجه به این نکته ضروری است که گزینه‌ای دارای اولویت است که جمعیتی بیشتری از افراد در آن مشارکت داشته و از آن نفع ببرند.
7. اولویت باید دارای امکانات فنی و مدیریتی برای اجرا باشد.
انجام یک طرح نیاز به ابزار دارد. از جملة این ابزارها، امکانات در دسترس و توان مدیریتی برای اجرای طرح است. مطالعة امکان‌سنجی طرح، شناخت از آمادگی نیروهای انسانی برای انجام کارها، انگیزه و اشتیاق آن‌ها و مواردی از این دست از الزامات شروع یک طرح می‌باشد. همچنین از تاثیر آموزش برای فراهم آوردن امکانات فنی و آماده کردن افراد نباید چشم‌پوشی کرد.
8. گزینه‌ای دارای اولویت است که افق جدیدی برای فعالیت‌های بعدی بگشاید.
در میان گزینه‌های موجود بهتر است سراغ گزینه‌ای برویم که بعد از اتمام آن، مسیرهای بیشتری برای رشد، توسعه و تحقیق باز می‌شود.
با شناخت ویژگی‌های طرح‌های اولویت‌دار، به سراغ ویژگی‌های شخص اولویت‌گذار می‌رویم. بهتر است کسی مسئول اولویت بندی باشد که؛
1- باتجربه و متخصص باشد،
2- به خط مشی کلی پایبند باشد و نسبت به آن بی‌توجه نباشد،
3- از مسائل فرهنگی و اجتماعی آگاه باشد و نسبت به آن دغدغه‌مند باشد،
5- خوش‌فکر و خلّاق باشد،
6- توانایی تجزیه وتحلیل مسائل را داشته باشد،
7- به نیازهای حال و آینده جامعه آگاه باشد.
نکات زیر نیز می‌توانند در اولویت بندی درون سازمانی به شما کمک کنند:
- یادداشت مواردی که از نظر شما در اولویت قرار دارند.
- از همکاران و دوستانتان نیز بخواهید این کار را انجام دهند.
- مشخص کردن بخش‌های تحت‌کنترل و بخش‌های خارج از کنترل و نظارت سازمان
- مشخص کردن یک محدوده زمانی برای انجام هر بخش از کار
- در نظر گرفتن توان و زمان برای موارد پیش‌بینی نشده
- بازبینی اولویت‌ها بعد از هر دورة مشخص (مثلا یک هفته)، بررسی و اصلاح آن در صورت نیاز.
در ادامه…
قدمهای کلی اولویت بندی را می‌توان به این شکل خلاصه نمود:
۱. ایجاد گروه و تعیین میزان مشارکت؛
۲. تعیین اهداف فعالیت‌های علمی و فنی بر مبنای اهداف کلان؛
۳. تعیین راه‌ها و گزینه‌های ممکن؛
۴. تعیین معیارها و روش ارزیابی راه‌ها و گزینه‌ها؛
۵. ارزیابی و مقایسه گزینه‌های موجود؛
۶. تایید نتایج و انتخاب بهترین گزینه.
سخن پایانی در رابطه با اولویت بندی
در این مقاله از اهمیت اولویت‌گذاری و راه‌های انجام آن سخن به میان آوردیم. بدون شک اولویت بندی در طرح‌های پژوهشی و عملیاتی، اقدامی حیاتی و مهم در راستای هدفمندسازی تخصیص سرمایه و نیروی انسانی، جهت پاسخ به چالش‌ها و بهرهمندی از فرصتها می‌باشد. این مسئله در کشورهای در حال توسعه که از منابع محدودتری نیز برخوردارند، بسیار محسوس‌تر است. یک اولویت بندی درست و پیشروی بر اساس این اولویت بندی باعث می‌شود که طرح‌های مهم‌تر و ضروری‌تر با هزینه و صرف انرژی کمتر و همچنین آثار منفی محدودتری به سرانجام برسند و رشد و توسعه را با خود به همراه بیاورند.
